會議策劃者在組織會議時需注意哪些事項?

    會議策劃是一個繁瑣而重要的過程,組織好了,會議將會很圓滿,組織不好,會議將會達不到預(yù)期的效果.如果您還有什么糾結(jié)的問題,上海精覺傳播機構(gòu)的顧問很樂意為您解答,上海精覺傳播機構(gòu)是上海大型的會務(wù)行業(yè)網(wǎng)站,擁有眾多長期合作的滬上優(yōu)質(zhì)的會議場地,為客戶提供商務(wù)會議場地、企業(yè)年會場地、團體宴會場地、活動展覽場地等會議場地信息.

    眾所周知,會議策劃工作是會議召開的重要環(huán)節(jié),因為很多小細節(jié)都體現(xiàn)在會議策劃上邊,如果組織不好,會議的效果也將大打折扣,因此會務(wù)通相關(guān)顧問提醒您,在做會議策劃工作時應(yīng)注意的事項有以下幾點:

    一、要根據(jù)會議內(nèi)容、性質(zhì)與需要物選定參加會議的人員名單.參加會議人數(shù)的多少,應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容和會議預(yù)期效果、場地條件而定.為深入探討一些問題而開的會議,人數(shù)可少些.調(diào)查情況、紀念及宣傳性的會議,人數(shù)可多些.

    二、開會之前要深入考慮召開會議的目的,準備好會議上報告、提問、調(diào)查或討論的綱目.

    三、為使會議開得有成效,根據(jù)會議內(nèi)容,會前應(yīng)考慮一些人重點發(fā)言,并在發(fā)言上做一些重點分工.

    四、盡可能了解與會人員情況,在會議休會期間,組織一些聯(lián)誼活動,增進了解,加深感情.會議結(jié)束后,應(yīng)繼續(xù)與會議人員保持一定的聯(lián)系,以備需要時,可以進行合作.

    五、根據(jù)會議的時間安排,發(fā)出會議通知,會議通知應(yīng)及早,內(nèi)容要明確、具體,如報到日期、地點、會議期限、日程、會議議題,需帶的票證和物品等.

    六、根據(jù)會議的安排,確定會議的地址,安排好主會場和分組討論的地點.住宿會議還應(yīng)安排好房間,落實食宿各項問題.

    七、注意合理安排會議日程,適當(dāng)安排一些娛樂體育活動,以減輕與會者疲勞,活躍會議氣氛.

    八、會議開始后,及時掌握會議的動態(tài),對會議的進展情況進行搜集整理,還要注意安排好會議期間的記錄人員.

    九、會議結(jié)束之前,聯(lián)系好會議人員返回的車票、機票,力爭將食宿費等盡早結(jié)算清楚.

    十、會議結(jié)束后,要對會議的各類文件材料做好善后工作,需發(fā)簡報或文件的應(yīng)從速擬發(fā).各類記錄、發(fā)言稿、原始材料等,應(yīng)立案存檔.

    上海精覺傳播機構(gòu)擁有一支精于會議活動策劃和執(zhí)行的專業(yè)人員,可根據(jù)客戶需求,提供整個會議活動的策劃和執(zhí)行服務(wù),包括活動策劃、場地布置、燈光音響、攝影攝像、設(shè)備租賃、主持司儀、鮮花禮儀、餐飲茶歇等.